پلمپ دفاتر قانونی

مقدمه

بر اساس ماده ۶ قانون تجارت،کلیه اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت جهت اظهار هزینه ها و درآمدهای خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند. دفاتر پلمپ قانونی به صورت دفتر کل و روزنامه می باشند که بر حسب کارکرد ۵۰-۱۰۰-۱۵۰برگی می باشند. تمامی شرکت ها در صورتی که کارکردی داشته باشند جهت مشخص نمودن عملکرد مالی خود موظف به تکمیل این دفاتر هستند،عدم اخذ،تکمیل و ارایه این دفاتر باعث علی الراس شدن شرکت خواهد شد.

در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی، باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تسلیم نمایند.

این دفاتر در صورتی معتبر و دارای سندیت هستند که مطابق مقررات تهیه و تنظیم شده باشند در غیر این صورت فقط علیه صاحب آنها معتبر خواهند بود. لازم به ذکر است که دفاتر هر سال باید حداکثر تا پایان اسفند ماه سال قبل، توسط اداره ثبت، شماره گذاری،امضاء و پلمپ شوند.

زمان پلمپ دفاترقانونی

زمان پلمپ دفاتر قانونی قبل از شروع سال مالی است. به عنوان مثال شرکتی که پایان سال مالی آن ۲۹ اسفند هر سال می باشد مثلا دفاتر سال ۱۴۰۰ خود را می بایست در اسفند ماه سال ۹۹ دریافت و پلمپ نماید، در صورت دریافت و پلمپ آن طی سال ۱۴۰۰و وجود عملیات مالی در سال ۱۴۰۰، دفاترشرکت غیر قابل قبول خواهد شد.

برای پلمپ دفاتر دیگر نیازی به حضور در ارادارت ثبت اسناد نبوده و اینکار هم اکنون از طریق اداره پست انجام می شود..که باید وارد سامانه اظهارنامه پلمپ دفاتر شوید آدرس آن سامانه ثبت اسنادو املاک کشور است که نشانی آن http://irsherkat.ssaa.ir می باشد. پس از این اقدام باید منتظر ارسال آن از طرف اداره پست به آدرس شرکت و یا موسسه خود باشید.

نکته بسیار مهمی که هنگام پلمپ دفاتر باید مد نظر قراردهید مدل نگهداری آن است که به دو صورت می باشد: دستی و یا ماشینی (نرم افزار)، در مورد نگهداری دستی که تکلیف مشخص است و از همان طریق دفاتر قانونی اقدام و ارائه خواهد شد ولی در مورد نرم افزار باید دقت داشته باشید ملاک تایید نرم افزار حسابداری و استاندارد بودن ان حوزه مالیاتی است. البته اشتباه نکنید حوزه مالیاتی نوع و مدل را مشخص نمی کند بلکه فرمی را در اختیار شما قرار می دهد که می بایست طبق آن شما معیار انتخاب خود قرار دهید.

اگر در حال حاضر فعالیت ندارید و شرکتی ثبت کرده اید اقدامات زیر را انجام دهید

1. عدم فعالیت شرکت ناظر به گذشته می باشد و نمی توان نسبت به آینده یا سال مالی بعد اعلام عدم فعالیت نمود.
2. جهت اعلام عدم فعالیت باید تشکیل پرونده دارایی نمود و بدون تشکیل پرونده عدم فعالیت معنایی ندارد.
3. عدم فعالیت شرکت حتما باید در مهلت قانونی یعنی ۴ ماه اول سال مالی بعد اعلام گردد و اگر خارج از مهلت مقرر باشد شرکت مشمول جریمه مالیاتی خواهد شد.
4. جهت عدم فعالیت شرکت تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه عدم فعالیت ضروری است ، پس هر سال دفاتر مالی شرکت را در مهلت مقرر تهیه نمایید .
5. برای مثال عدم فعالیت سال۱۳۹۹( اول فروردین تا آخر اسفند ۹۹) تا ۳۱ تیر ماه ۱۴۰۰ و با تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه مالیاتی عدم فعالیت شرکت صورت میگیرد.
6. عدم فعالیت شرکت را می بایست هر سال اعلام نمود.

اگر شرکتی فعالیتی نداشته باشد آیا باید پلمپ دفاتر را انجام دهد؟

حتی اگر شرکتی فعالیتی در سال گذشته نداشته باشد باید دفاتر پلمپ شده آن سال را به اداره دارایی تحویل دهد. نکته حائز اهمیت این است که شرکتی که فعالیت ندارد دفاتر را چگونه باید تحویل دهد ؟ در جواب باید گفت که با توجه به بند ۱۲ ماده ۶ آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق.م.م ارائه دفاتر “سفید” به منزله عدم ارائه دفاتر می باشد.لذا می بایستی تمامی اقلام ترازنامه ای که از سال های قبل ثابت بوده و مانده دارند ، مثل حساب سرمایه و … را در دفاتر قید نمود تا به منزله دفاتر سفید شناخته نشوند .

همینطور بهتر است که تمامی دفاتر شرکت ها حداکثر تا پایان آذر ماه پلمپ شوند زیرا به دلیل فشردگی کار در سه ماه آخر هر سال، مدت زمان پلمپ طولانی می‌شود.

مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر ( شرکتها)

۱-کپی شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
۲-تکمیل فرم اظهارنامه دریافتی از اینترنت
۳-کپی روزنامه تاسیس شرکت
۴-کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی (در صورت تغییرات)

مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر ( اشخاص حقیقی)

۱-تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
۲-کپی کارت ملی متقاضی
۳-کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
۴.وکالتنامه یا معرفی نامه برای نماینده در صورتی که وکیل یا نماینده برای پلمپ دفاتر معرفی شده باشند.

مراحل پلمپ دفاتر قانونی در سامانه اداره ثبت شرکتها

1. جهت انجام مراحل پلمپ دفاتر قانونی ابتدا به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir قسمت پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی مراجعه کنید.
2. مشخص کردن شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی برای اشخاص حقوقی ضروری است. باید توجه کنید که تمام پیامک‌های مربوط به مراحل انجام کار به شماره تلفن همراه وارد شده در این قسمت ارسال خواهد شد.
3. قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید.این تاریخ باید بر اساس آنچه در اساسنامه شرکت درج شده است تکمیل شود. پایان سال مالی توسط سامانه محاسبه خواهد شد. بدیهی است که تاریخ درخواست ثبت پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت‌ها مبنای شروع سال مالی نخواهد بود.
4. سپس به سراغ تکمیل اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ‌شده بروید. دقت کنید که پس از پلمپ با توجه به آدرس دفاتر برای متقاضیان ارسال می‌شود. بنابراین لازم است در درج این اطلاعات توجه و دقت لازم را داشته باشید.
5. سپس سمت تکمیل کننده اظهارنامه از فهرست انتخاب شود و اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیات مدیره در سامانه قید شود.
6. در مرحله بعد اسامی اعضاء هیات مدیره و مشخصات آنها مانند نام، نام خانوادگی، نام پدر ، تاریخ تولد و … وارد کرده و  با کلیک بر روی گزینه گام بعدی وارد مرحله بعد شوید.
7. سپس سمت اشخاص هیات مدیره، مدت تصدی محدود/نامحدود و تاریخ شروع سمت را مشخص کرده و وضعیت حدود حق امضاء اعضاء هیات مدیره تعیین شود.
8. نوع دفتر مورد تقاضای شخص دفتر کل و روزنامه و تعداد برگهای دفتر و تعداد جلد دفتر را درج کرده و اطلاعات وارد شده را ذخیره می‌کنیم.
9. سپس وارد صفحه تایید صحت اطلاعات خواهید شد. در این مرحله باید بر روی گزینه تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز کلیک نمایید.
10. بعد از تکمیل و کلیک بر روی پذیرش نهایی،باید، پرینت اظهارنامه را به همراه مدارکی که در بالا گفته شد، به اداره ثبت ارسال کرده تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید نموده اید ارسال کند.
11. پس از ارسال مدارک ،کارشناس حقوقی مدارک را بررسی کرده و پس از بررسی در صورتی که مدارک مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد، (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیر است) اجازه پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن را دارید.
12. در این صورت متقاضیان باید با ورود به سامانه وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت کنند.

نکته: چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد باید پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه کرده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.

نمونه فرم گواهی پلمپ دفاتر

شرکت/خانم/آقا
دفاتر خود را در تاریخ………..تحت شماره………..در این اداره کل پلمپ نموده است. این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارائه به…………..صادر گردیده است.
اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری

مهم‌ترین علل رد درخواست پلمپ دفاتر

گاهی اوقات ممکن است درخواست پلمپ دفاتر قانونی تایید نشود. که موارد زیر می تواند از علل رد درخواست باشد:

1. ممکن است زمانی که درخواست پلمپ خود را ثبت می‌کنید، مهلت قانونی آن منقضی شده باشد.
2. در شرایطی که مدارک ارسالی توسط متقاضی نقصی داشته باشد، درخواست پلمپ رد می‌شود.
3. درصورتی که هزینه پلمپ دفاتر را پرداخت نکرده باشید، دفاتر برای شما ارسال نمی‌شود.

نامه‌ای از اداره امور مالیاتی جهت ارائه دفاتر قانونی!

می‌خواهم یک اتفاق جالب را بیان کنم تا شما بیشتر در جریان هوشیاری مسائل قابل توجه در رابطه با پلمپ دفاتر قرار بگیرید. همیشه این داستان را بارها در همایش ها و کلاس ها تعریف کردم و بازهم جا دارد در اینجا برای شما یادآوری کنم. یکی از روزهای تیرماه ماه بود، همکارم اطلاع داد یک خانم می خواهد با بنده جلسه داشته باشد پرسیدم چه سمتی دارند گفتند نه حسابدار هستند و نه مدیر شرکت بلکه کارمند اداری دانشگاه هستند. این خانم نامه ای را به من نشان داد که از طرف سازمان امور مالیاتی صادر شده بود و حاکی از ارائه دفاتر قانونی توسط شخص این خانم بود. از ایشان پرسیدم شما فعالیت تجاری یا کارت بازرگانی دارید؟ پاسخ داد بله ولی خودم با آن کار نمیکنم و برادر و پدرم با آن تجارت کفش از کشور امارات و عراق را انجام می دهند. پرسیدم الان کجا هستند؟ گفتند دبی دفتر دارند. واقعاً خنده دار بود، پدر و برادر تمامی منافع را از کارت بازرگانی این خانم استفاده کرده اند بدون اینکه اقدامی برای امور قانونی و مالیاتی ان انجام دهند. حالا وقت رسیدگی به دفاتر دارنده کارت بازرگانی رسیده بود.پس از گوشزد این نکته که شما با داشتن کارت بازرگانی پرونده مالیاتی دارید و موظف به پلمپ دفاتر و ارائه آن طبق اسناد واردات و صادرات هستید، بنده خدا شوک زده شد و رنگش پرید.

مهلت پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ و ۱۴۰۰

مهلت پلمپ دفاتر هر سال، از ابتدای سال قبل تا پایان اسفند همان سال است. بنابراین برای دریافت دفاتر پلمپ سال ۱۴۰۰ فقط تا پایان اسفند‌ماه ۱۴۰۰ فرصت دارید. پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ را نیز می‌توانید از فروردین ۱۴۰۰ تا پایان اسفندماه سال ۱۴۰۱ انجام دهید.
البته به دلیل حجم کاری زیاد و شلوغی سامانه‌ها در پایان سال، بهتر است که حتما زودتر برای انجام این الزام قانونی اقدام کنید.

از این اتفاق می توانیم اینطور نتیجه گیری کنیم که اقدام به موقع پلمپ دفاتر می تواند شما را از یک بن بست نجات دهد. ولی باید توجه داشته باشید صرفاً پلمپ دفاتر به تنهایی بی فایده است شما باید رویدادها را منطبق بر استانداردهای حسابداری در آن ثبت کنید و هنگام ابلاغ ارائه کنید.اشتباه بزرگی که شرکتها مرتکب می شوند این است که پس از ثبت شرکت بلافاصله بطور قانونی برای اخذ دفاتر اقدام می کنند و هنوز هیچ فعالیتی را انجام نداده اند و ممکن است این دفاتر همچنان نانویس نگهداری شود در حالی که اگر فعالیتی هم اتفاق نیفتاده است باید اولین گردش مالی یعنی سرمایه در آن ثبت شده و تحویل حوزه مالیاتی شود. اگر هم سیستم حسابداری فعال ندارند باید حتما گزارش عدم فعالیت خود را هم در نامه و هدر اظهارنامه مادلیاتی به حوزه مالیاتی گزارش دهند.

امیدوارم فرآیند پلمپ دفاتر را فقط به اخذ و بایگانی ان اکتفا نکنید و برای آن برنامه داشته باشید.